КАК: Выполнение слияния Microsoft Word изнутри Excel – 2021

Слияние документов Word и Excel

Добрый день, уважаемые читатели и подписчики блога! Сегодня речь пойдёт о слиянии документов Word и Excel.

Задача: используя “базу” контактов магазинов из книги Excel загрузить в договор, составленный в программе Word.

Имеем:

1.png

Также есть пустой документ Word. В него нужно подставить данные. 

Воспользуемся встроенной функцией “Слияние” доступной в пакете Microsoft Office.

Суть функции слияния – из файла Excel берутся заголовки, по ним будут расставляться поля для заполнения в документе Word. Данные будут автоматически подставляться вслед за изменением режима просмотра.

Данные в заголовках обязательно должны быть уникальными!

У способа есть много минусов (в сравнении с макросами), но для повседневного и быстрого использования вполне сгодится. 

Приступим:

  • создадим пустой документ;
  • перейдём на вкладку “Рассылки”;
  • в блоке кнопок “Начало слияния” нажимаем кнопку “Начать слияние”;
  • выбираем пункт “Обычный документ Word”.

2.png

Поначалу ничего не изменится, ведь теперь стоит указать – откуда получить информацию. В том же блоке кнопок нажмём кнопку “Выбор получателей” и выберем пункт “Использовать существующий список”.

2-1.png

Далее появится окно выбора файла источника. Укажем путь до файла с данными по магазинам. Щёлкнуть на файл и нажать “Открыть”.

3.png

В появившемся окне необходимо подтвердить источник (откуда будут загружаться данные), на примере это будет Лист1. Обязательно должна стоять галка “Первая строка содержит заголовки столбцов”.

4.png

Нажимаем “ОК” и… ничего не меняется. Кроме одно детали – становятся активными действия в блоке кнопок “Составление документа и вставка полей. Он-то нам и нужен. 

Откинем первые три кнопки – в нашем случае они не понадобятся и напечатаем небольшой текст, где будут упомянуты заголовки данных из книги Excel. Это позволит в дальнейшем добавить “Поля слияния”.

Сделаем так, чтобы наши данные “подтянулись” в документ. Нажимаем кнопку “Вставить поле слияния” и видим, что все заголовки таблицы являются полями слияния, другим языком – могут загружаться в то место документа, куда были помещены пользователем.

Самое главное – смотреть куда в данный момент установлен курсор, так как именно в эту часть текста и будет добавляться поле слияния.

Установим курсор в заголовок, после символа “№”, затем выберем из списка “Вставить поле слияния” пункт “Договор”.

Появится слово “Договор” в кавычках. Странно, но нет:) Теперь нужно нажать кнопку “Просмотреть результаты”. Картина будет другой. После номера договора подгрузился его номер по магазину “Ручеёк” – 152.

Заполним все поля – щёлкаем после слова “Магазин” и выбираем пункт “Магазин”, после слова “поставщика” и выбираем поле “Контрагент”, после “сумму” выбираем пункт “Сумма”, после “№” “Договор”, после “от” “Дата”.

Снова нажимаем кнопку “Просмотреть результаты”.

Данные подгрузились. Как их поменять? Рядом с кнопкой “Просмотреть результаты” есть стрелка. Щелкая на неё можно увидеть как меняются данные.

Вот так можно быстро подгрузить данные из Excel в Word. В следующих уроках мы сделаем похожее действие – только с помощью VBA. 

Всем удачи! 

Вас может заинтересовать урок – Импорт данных SQL в Excel.

Сервисы и программы

Оглавление:

В статье рассмотрим слияние Excel и Word на практике. Эта нужно при написании какого-либо письма, отчета и других документов. Затем, его отправляют людям по электронной почте или распечатывают через принтер.

Что такое слияние Excel и Word

Здравствуйте друзья! Слияние Excel и Word – это соединение двух документов в один. Word является главным документом, а таблица Эксель его источником. Слияние документов в Word и Excel происходит очень быстро. Эту схему работы мы будем разбирать чуть позже.

Допустим мы имеем на компьютере таблицу с информацией о продвигаемых статьях, которую нужно передать коллеге по работе в виде письма. В ней содержится название статьи, дата, когда она была опубликована и какие статьи можно найти в Сети. А документ Word, должен быть пустым, чтобы таблица успешно с ним соединилась.

В следующей части статьи попробуем это сделать.

Сначала работаем с документом Word

Для начала разберём процесс вставки двух документов согласно инструкции:

  1. Откройте на компьютере пустой документ Ворд. Откроем для работы отдельный файл Word, который не должен содержать в себе текстовой и цифровой информации.
  2. Загружаете таблицу в Word. Можете сделать проще – вставьте табличный процессор в документ Excel. Об этом можете узнать в статье на блоге.
  3. Сохраняете документ. После того, как Вы соедините два документа в один, его можно сохранить на компьютер. Или используйте кнопку в Ворде печать, чтобы его распечатать на листе бумаги A4.

Рассмотрим все подробности соединения двух документов во всех деталях.

Слияние документов в Word и Excel, пошаговая инструкция

Итак, как сделать слияние документов в Word и Excel? Всё просто. Приготовьте заранее таблицу Excel с данными. Далее, создаёте на компьютере пустой документ текстового редактора Word.

Затем, нажмите в созданном документе на раздел «Рассылки» (версия Ворда 2007) и выберите варианты «Пошаговый мастер слияния» (Скрин 1).

Далее, будет открыто окно справа, в котором нужно нажать на «Письма» или другой вариант. Внизу нажимаете на ссылку – «Далее, открытие документа» (Скрин 2).

В следующем окне оставляем всё без изменений и нажимаете раздел – «Далее, выбор получателей» (Скрин 3).

В нём нужно оставить первый вариант – «Использование списка», чтобы загрузить в документ данные из Excel таблицы.

Для этого нажмите кнопку «Обзор» и добавьте Excel-таблицу со своего компьютера (Скрин 4).

После чего можете нажать «ОК». Далее, Вам предложат убрать галочки в списке. Если какое-то слово не нужно, то можете его убрать. Затем, нажимаем «OK».

Далее, нажимаете на раздел «Вставить поле слияния» и просто устанавливаете данные из таблицы в нужные места документа Word (Скрин 5).

Вы можете нажать кнопку «Просмотр результатов» и посмотреть, как вставилась информация из Excel. Для сохранения и распечатки документа, нажмите на красный крестик или кнопку «Быстрая печать».

Заключение

Мы сделали в статье слияние документов в Word и Excel по инструкции. Вы сможете соединить нужные Вам документы довольно быстро. Во время вставки данных из Эксель таблицы, можно переносить слова или цифры с помощью горячих клавиш Ворда. Например, используем клавишу «Enter», чтобы перенести часть предложения на другую строку. Когда письмо будет создано, его Вы можете отправить по электронной почте другому человеку. Удачной работы в документе Word!

С уважением, Иван Кунпан.

Просмотров: 1872

Электронные таблицы «Эксель» считаются очень удобным инструментом для выполнения расчетов и представления различных табличных сведений. Но при организации рабочей документации иногда приходится показать информацию в формате «Ворд». Как перевести «Эксель» в «Ворд»? Часто возникает необходимость перевести не только саму информацию, но и вставить форматирование документов. Существуют разные способы.

Как вставить сведения из документа «Эксель» в «Ворд»?

  1. Необходимо открыть нужный табличный файл, выделить в нем ячейки, нажать команду «Копировать» или же

    Для переноса таблицы в ворд можно воспользоваться горячими клавишами — Ctrl+C и Ctrl+V

    воспользоваться горячими клавишами «Ctrl+C». После чего открыть «Ворд» и перенести в него скопированный из «Эксель» фрагмент нажатием команды «Вставить» либо с помощью горячих клавиш «Ctrl+V». Тогда в полученном файле окажется нужное для представления таблицы число строк и столбцов. Представленный способ один из самых легких и удобных, но он не гарантирует сохранение исходного форматирования документа. Однако при дальнейшем редактировании такой таблицы могут возникнуть серьезные проблемы.

  2. Для того чтобы таблица в «Ворд» имела такой же вид, как созданная в «Эксель», необходимо вставить скопированную информацию в ранее подготовленную таблицу. Наиболее просто в таком случае воспользоваться редактором таблиц. Аналогично первому примеру копируется нужная информация, затем выделяется таблица, созданная в документе «Ворд», и выполняется команда «Вставить». Все копируемые значения должным образом разместятся в пустые клетки таблицы «Ворд». Для некорректно размещенных участков и их редактирования нужно использовать средства форматирования «Ворд».

Показанный пример один из лучших для подготовки рабочих документов, но не дает возможности управлять формулами, что существенно усложнит последующий пересчет.

Если есть необходимость перевести имеющийся график в виде файла JPEG, понадобится развернуть окно на весь экран и по максимуму увеличить график для лучшего вида. Нажатием клавиши «Print Screen» сохранить снимок изображения в формате JPEG, открыть на компьютере программу «Paint», вставить в нее снимок и сохранить «в формате JPEG». Открыть документ «Ворд» и на вкладке «Вставка», в группе «Иллюстрации» нажать «Рисунок». Выбрать сохраненный в «Paint» файл и нажать «Вставить».

Инструмент «Слияние»

Связка документов ворд и эксель при помощи мастера слияния поможет изменять содержимое всех документов одновременно

Эффективно связывать данные Excel с Word можно при помощи инструмента «Слияние»

Пример работы инструмента «Слияние»: имеется группа договоров, которые необходимо подписать, и каждый раз при подготовке нового договора в нем приходится менять некоторые части, такие как номер, фамилия, название компании, суммы. Для быстрого редактирования и замены данных используется инструмент «Слияние», который находится в Word на вкладке «Рассылки», в разделе «Начать слияние». В этом разделе выбирается команда «Пошаговый мастер слияния».

После выбора команды в правой части документа откроется специальное поле, в нем будет предложено пройти 6 шагов. Выбираем «Письма», «Текущий документ», «Использование списка» — списка данных, который находится в файле Excel. Находим данный файл, щелкаем по нему два раза, и в окне «Получатели слияния» отобразятся все ячейки, захваченные на данном листе. В этом окне можно включить или отключить ячейки. При нажатии на «ОК» будет создана связь между Excel и Microsoft Word. После этого надо будет настроить те места, в которые будут вставляться ячейки из Excel. Для этого используется команда «Вставить поле слияния», выбираются нужные пункты: «ФИО», «договор», «окончание», «сумма». После чего в выбранных пунктах договора происходит вставка данных из таблицы Excel. Этот метод упрощает и ускоряет рабочий процесс по созданию договоров.

В качестве заключения

На сегодняшний день существует несколько способов, как вставить, как перевести Excel в Word.

Использование MicrosoftСлияние писем , вы можете отправить тот же документ с небольшими изменениями большому числу получателей. Термин «слияние» происходит от того факта, что один документ (например, письмо) объединяется с документом источника данных, таким как электронная таблица.

Данные для этого учебника могут быть скомпилированы в большинстве версий Microsoft Excel, включая 2007, 2010, 2013, 2016 и Office 365.

Функция Microsoft Mail Mail Merge совместима с Word 2010, 2013, 2016 и Office 365.

Слово-х Слияние писем функция работает без сбоев с данными из Excel. Хотя Word также позволяет вам создавать источник данных, параметры для использования этих данных ограничены. Если у вас уже есть данные в электронной таблице, нет смысла перепечатывать всю информацию в источник данных Word.

Подготовка данных для слияния

Теоретически вы можете использовать любой рабочий лист Excel в функции слияния Word без какой-либо специальной подготовки. Тем не менее, вы должны потратить некоторое время на подготовку рабочего листа для оптимизации процесса слияния.

perform-a-microsoft-word-mail-merge-from-within-excel.jpg

Организовать данные электронной таблицы

Ваши данные Excel должны быть аккуратно организованы в строки а также столбцы, Подумайте о каждой строке как о единственной записи и каждом столбце в качестве поля, которое вы собираетесь вставить в свой документ. Если вам требуется обновление, ознакомьтесь с учебным пособием по вводу данных Excel.

Создать строку заголовка

Создайте строку заголовка для листа, который вы собираетесь использовать для слияния.строка заголовка это строка, содержащая метки, которые идентифицируют данные в ячейках под ней. В Excel иногда бывает сложно различать данные и метки, поэтому сделайте их понятными, используя жирный текст, границы ячеек и закрашивание ячеек, которые являются уникальными для строки заголовка – это гарантирует, что Excel отличает его от остальных ваших данных.

perform-a-microsoft-word-mail-merge-from-within-excel-1.jpg

Позже, когда вы объединяете данные с основным документом, метки отображаются как имена полей слияния, поэтому нет путаницы в отношении того, какие данные вы вставляете в свой документ.

Это хорошая практика для обозначения столбцов в электронной таблице Excel, поскольку это помогает предотвратить ошибки пользователя в будущем.

Поместите все данные на один лист

Данные, которые вы собираетесь использовать для слияния почты, должны быть на одном листе; если он распространяется по нескольким листам, вам необходимо объединить листы или выполнить несколько слияний почты. Кроме того, убедитесь, что листы четко обозначены, так как вам нужно выбрать лист, который вы собираетесь использовать, без его просмотра.

perform-a-microsoft-word-mail-merge-from-within-excel-2.jpg

Связывание источника данных в слиянии

Чтобы связать подготовленную электронную таблицу Excel с документом Word:

  1. Нажми на Mailings табуляция из лента.

  2. Выберите Начать слияние писем для доступа к падать.

    Поскольку мы будем писать наши данные в письмо для этого примера, мы выберем Письмо вариант из падать.

  3. Выберите Выберите получателей для доступа к падать.

    Мы хотим импортировать наши данные из сохраненного листа Excel, поэтому выберите Использовать существующий список … вариант.

  4. В диалоговом окне, найти и выбрать файл Excel.

    Нажмите Хорошо продолжать.

  5. От Выберите таблицу диалоговое окно, выберите лист с вашей таблицей, и нажмите Хорошо кнопка.

    Если в Excel есть заголовки столбцов, Первая строка данных содержит заголовки столбцов опция отмечена.

  6. НажмитеХорошо.

Теперь, когда источник данных связан с основным документом, вы можете начать вводить текст или редактировать документ Word. Однако вы не можете внести изменения в свой источник данных в Excel. Если вам необходимо внести изменения в данные, вы должны закрыть документ в Word, прежде чем вы сможете открыть источник данных в Excel.

perform-a-microsoft-word-mail-merge-from-within-excel-3.jpg

Вставка полей слияния в документ

  1. НажмитеВставить поле слияния на панели инструментов «Слияние», чтобы открытьВставить поле слияния падать.

  2. Выделите имя поля, которое вы хотите вставить из списка, и нажмитеВставить.

Просмотр документов слияния документов

При вставке полей слияния в документ Word не переносит форматирование данных из источника данных. Если вы хотите применить форматирование, например, курсив, полужирный или подчеркнутый, вы должны сделать это в Word.

Если вы просматриваете документ с полями, вы выбираете двойные стрелки с обеих сторон поля, к которым вы хотите применить форматирование. Если вы просматриваете объединенные данные в документе, выделите текст, который хотите изменить.

Любые изменения форматирования переносятся по всем объединенным документам, а не только по отдельным.

Предварительный просмотр объединенных документов

Чтобы просмотреть объединенные документы, нажмитеПросмотр объединенных данных на панели инструментов «Слияние». Эта кнопка работает как тумблер, поэтому, если вы хотите вернуться к просмотру только полей, а не данных, которые они содержат, щелкните по нему снова.

Перемещение по объединенным документам с помощью навигационные кнопки на Слияние писем ленты. Они слева направо:Первая запись, Предыдущая запись, Перейти к записи, Следующая запись, а также Последняя запись.

Прежде чем объединить документы, просмотрите их все или сколько угодно, чтобы убедиться, что все слилось правильно. Обратите особое внимание на пунктуацию и интервалы вокруг объединенных данных.

Завершить документ слияния

Когда вы будете готовы объединить документы, у вас есть два варианта.

Слияние с принтером: Первый – объединить их с принтером.Если вы выберете эту опцию, документы будут отправлены на принтер без каких-либо изменений. Вы можете слиться с принтером, нажавСлияние с принтером лента кнопка.</li>Объединить в новый документ: Если вам нужно персонализировать некоторые или все документы (хотя было бы разумно добавить поле примечания в источнике данных для персонализированных заметок) или внести любые другие изменения перед печатью, вы можете объединить их с новым документом. Когда вы соединяетесь с новым документом, основной документ и источник данных остаются нетронутыми, но у вас есть второй файл, содержащий объединенные документы. Для этого нажмитеСлияние с новым документом кнопка панели инструментов.</li></ul>

perform-a-microsoft-word-mail-merge-from-within-excel-4.jpg

Какой бы метод вы ни выбрали, вам предлагается диалоговое окно, в котором вы можете сообщить Word о слиянии всех записей, текущей записи или диапазона записей. Нажмите кнопку выбора рядом с вашим выбором, а затем нажмите кнопкуХорошо.

Если вы хотите объединить диапазон, вы вводите начальный номер и окончательный номер для записей, которые хотите включить в слияние, прежде чем щелкнутьХорошо.

Если вы решили распечатать документы, после появления диалогового окна вам будут представлены Распечатать диалоговое окно. Вы можете взаимодействовать с ним так же, как и для любого другого документа.

Используемые источники:

  • http://pcandlife.ru/sozdanie-documenta-word-iz-excel/
  • https://biz-iskun.ru/sliyanie-dokumentov-v-word-i-excel.html
  • https://itguides.ru/soft/excel/kak-perevesti-excel-v-word.html
  • https://ru.go-travels.com/65589-spreadsheet-for-microsoft-word-mail-merge-4010446-6592814